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全行业中,企业决定录用候选人的平均诚信度为82%,剩余 18%的人与真实情况有出入。

【直播回放】八方智谈第3期 HR招聘普法:如何合规用工?

2022-06-08

在HR的日常工作中,总是会遇到各种人才管理的问题,比如常见的劳动纠纷,这个问题看起来很简单,但是却藏着许多“坑”,一个不小心让企业陷入法律误区,很可能给企业带来不必要的损失。

 

作为人力资源管理的“一线人员”,HR应该遵循“事前预防、事中控制、事后处理”的原则,在选人、用人、育人、留人等阶段,储备好相应的法律意识。

 

鉴于此,八方智谈直播间第三期给大家科普一下人力资源管理法律风险与防范管理,从而防患于未然。

 

 

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国家法律法规体系越来越健全,相应地对企业合规用工要求也越来越高。另一方面,大众受教育的程度越来越高,每个人也越来越重视对于个人权益的维护,就目前而言,每年的劳动争议案件数量都在不断地增长。

 

然而,劳动争议所带来的影响,远远不只是企业在单个案件上花费的时间精力成本那么简单,且劳动争议往往有着多米诺骨牌式的效应,一个纠纷后续可能会引发更多的群体性纠纷,这就会给企业的人才管理带来非常大的负面影响。

 

在本期直播中,邀请到广东胜伦律师事务所的——邓楚伊律师和肖紫筠律师为HR招聘普法,教大家如何合规用工。

 

 

 

话题1

 

 

候选人的学历或工作经历造假入职后,

试用期开除是否合法?转正后开除是否合法?

 

 

【案例】

2019年3月,李某入职某建筑公司从事销售工作,并在入职时向人力资源部门提交其本人毕业于某高校建筑工程系的学历证明,并约定三个月的试用期。2019年5月,某建筑公司发现李某提供的学历证明并不属实,无法在学信网验证,遂以提供虚假材料构成欺诈为由解除与李某的劳动关系。后李某就此申请劳动仲裁,要求某建筑公司支付违法解除的赔偿金。

 

 


 

主持人:候选人的学历或工作经历造假入职后,试用期开除是否合法呢?这里又涉及到哪些法律部分呢?

 

邓楚伊律师:根据《劳动合同法》第三十九条规定,对于试用期不符合录用条件的员工,用人单位是可以单方解除劳动合同的。不过在这里需要强调的一点,由于录用条件这个概念是很宽泛的,例如说什么情况下才不符合录用条件,如果单位没有提前告知过员工,不仅是员工,仲裁委和法官甚至是单位,很难去证明该名员工实际上是不符合录用条件的,就可能面临违法解除的法律风险。

 

肖紫筠律师:《劳动合同法》第二十六条规定,以欺诈手段使对方在违背真实意思的情况下签订劳动合同的,在这种情况下,用人单位可以主张劳动合同无效。

 

严格按照《劳动合同法》第二十六条第(一)项规定,假设这个英语专业的双学位证书不影响单位与员工签订劳动合同的话,或者两者之间没有直接关联的话,那么单位其实不一定能够主张合同无效,否则可能构成违法解除劳动合同,需要承担双倍经济补偿。

 


 

主持人:如果用人单位在转正后才发现员工入职的时候提供了虚假信息,这又会涉及到哪些法律条款呢?

 

邓楚伊律师:《劳动合同法》第三十九条第二项规定,如果员工严重违反规章制度的话,用人单位是可以单方解除劳动合同的。但前提是该用人单位证明这个员工已经严重违反了规章制度,否则将很可能构成违法解除,存在比较大的法律风险。

 

 

总结

 

 

人才管理的法律风险是多样性的,作为HR也不一定能把所有法律都熟记在心。而且每个企业管理方式都不一样,无论是在招人还是留人方面,建议HR做好前期准备工作,包括书面形式与员工确认好,明确违反规章制度的行为及处理方法,或者在招聘环节对求职者进行背景调查,例如工作简历信息、学历学位信息。

 

 

在这个基础上有更多的访谈维度与信息了解,例如像刚才提到的关于是否有劳动争议、违规行为等等,防范人才潜在职业信用风险行为。在企业人才管理机制的源头,规避用人的法律风险。

 

 

 

 

话题2

 

 

入职企业前/候选人在职时,

企业HR私下打听候选人的过往(暗调)是否合法?

 

【案例】

吴某于2021年2月25日面试某汽车零件公司担任物控主管一职,入职前,该汽车零件公司的人事经理梁某在未经吴某同意和授权下,通过拨打电话等方式向吴某的前雇主进行背景调查,经查得知吴某在前雇主发生了向同事借贷、起冲突等事情,因此拒绝录用。

 

主持人:企业HR擅自对候选人的个人信息进行收集和调查,会涉及到什么法律问题? 

 

邓楚伊律师:在《劳动合同法》层面,第八条就明确规定,劳动者与劳动合同直接相关的基本情况。另外在《个人信息保护法》第十三条也明确规定,为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需,或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需的情况,用人单位是可以处理个人信息的。

 

在这里,从前面提到的规定可以看出,在一定的场景中,用人单位是可以处理员工的个人信息的,而具体就是在实施人力资源管理所必需的场景下。如案例中提到的,HR梁某通过拨打电话向候选人的前用人单位核实到候选人曾经向同事借贷、发生过冲突,这样的信息通常跟劳动关系的履行没有直接的关系,HR收集的信息已经超出了必要的限度,那么在这种情况下,企业就会面临比较大的风险。

 

肖紫筠律师:根据《个人信息保护法》第二十三条的规定,个人信息处理者向其他个人信息处理者提供其处理的个人信息的,取得个人的单独同意,所以如果信息处理者如果需要向第三方提供个人信息的,是需要确定个人单独同意的,而具体到这个案例中,汽车公司就是相对于吴某和他前雇主的第三方。

 

 


 

主持人:万一有这样的情况发生了,企业可能承担的法律责任是什么?又该如何规避?

 

邓楚伊律师:在招聘录用这个环节,如果需要调查候选人的个人信息及情况的话,建议还是提前取得候选人的授权和同意,提前告知收集这些个人信息的目的、处理方式以及可能涉及的个人信息种类,尽可能地降低法律风险。

 

依据《个人信息保护法》很难从司法角度中去标准企业的信息采集行为是否超过审判尺度,但建议单位可以考虑在员工离职时告知员工后续可能根据新单位的要求提供个人信息等条款。

 

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 关于背景调查涉及的合规授权 

 

现在我们越来越关注个人信息保护的情况,在背景调查层面,不管在什么情况下,HR都是需要有合规授权的,并且是一个前置的动作,那就是背景调查授权。

 

HR在规范的背景调查流程中,标注清楚怎么使用(对背调资料的使用方式)、如何使用(怎么开展背调、涉及的内容有哪些)、谁来使用(自己企业方核查或交由专业的背景调查机构),以此来规避因不合规的背景调查给企业带来的连带法律责任。

 

总结

 

雇佣风险管理,不止是雇前而言,还有在职员工、离职员工的风险管理。因此HR在人才管理时,在具备一定法律知识的基础上,关注每个阶段的员工动态信息,及时应对员工可能潜在的风险行为,规避企业经营损失。

 

 

话题3

 

在职员工有在外担任法人、股东、高管等,

企业解除该员工是否合法?

 

【案例】

2021年3月,某服装公司委托开展一次覆盖全员的在职员工风险核查。经调查发现,该公司的销售主管张某在某布料公司任职高管,该布料公司是服装公司的供应商。在服装公司与布料公司合作期间,张某通过“介绍费”的方式从中获取利益。鉴于张某在交易的过程中,涉及的金额过大,情节严重,该服装公司决定与张某解除劳动合同,追究其法律责任,并取消与布料公司的合作。

 


 

主持人:雇前做了雇佣风险的防范,但在在职过程中仍然有可能会存在合规风险,那案例的这样情况是否合规呢?

 

肖紫筠律师:劳动法领域遵循的是法定解除原则,就是单位只能在法律所规定、所允许的范围能解除和劳动者之间的劳动合同。

 

如果张某有和服装公司约定试用期,张某还在试用期内,则需要看服装公司有没有和他约定录用条件,如果公司有与张某约定关于这方面的录用条件,那么服装公司可以考虑以不符合录用条件解除与张某之间的劳动合同,具体的法律依据就是《劳动合同法》第三十九条第(一)项。

 

邓楚伊律师:如果张某已经通过试用期了,那么服装公司这个时间就不能再用“在试用期内不符合录用条件”解除,这种情况只能再看看服装公司的规章制度有没有相关的规定,如果有,则可以用严重违反规章制度的路径解除,具体来说就是《劳动合同法》第三十九条第(二)项。

 


 

主持人:如发现案例的这样情况,那我们企业该怎么办?如何预防此类事件的发生?

 

肖紫筠律师:在实践中我们经常会收到很多企业关于保密义务的咨询,比如很多企业其实没有跟员工签订保密协议,一旦有员工泄密的事件发生,就会面临这样的问题:在没有协议约定的情况下,用人单位可不可以要求员工履行保密义务吗?保密义务属于法定义务还是约定的义务,没有约定是否就可以不用遵守?

 

对于这个问题,我们的结论是很确定的,保密义务是法定的,员工对于自己在单位获取的商业秘密承担保密义务是一项基本的、天然的义务,属于劳动关系履行当中一项基本的附随义务。

 

邓楚伊律师:关于张某的情形,建议公司可以让劳动者在入职时进行利益冲突申报,设计相关的条款,避免类似事件的发生。此外,关于法定代表人、股东、董事或者监事等一些基本信息,单位是可以通过一些公开渠道进行检索的,比如工商登记信息网等,尽量在劳动者入职前予以调查核实,避免相关争议的发生。

 


 

 关于商业利益冲突核查  

 

候选人存在商业利益冲突,不仅存在潜在行为风险、影响工作投入度,甚至会引致商业机密泄露等危险。因此HR在招聘人才时,应该主动地对候选人开展该项目的核查,包括入职前人员、在职员工等。

 

 

总结

 

2020年国务院国资委印发《关于深化中央企业内部审计监督工作的实施意见》中相关规定:“以对领导人员任职期间审计为主,对所属二级子企业主要领导人员履行经济责任情况任期内至少审计1次。”以及在《中共中央、国务院关于进一步制止党政机关和党政干部经商、办企业的规定》中提出:领导干部的子女、配偶,在党政机关及所属编制序列的事业单位工作的,一律不得离职经商、办企业;不在党政机关及所属编制序列的事业单位工作的,不准利用领导干部的影响和关系经商、办企业。

 

“商业利益冲突核查”是背景调查重要的一项,但对大部分HR来说,却是极为容易忽略的一个核查项目,进而有可能导致企业的利益受损。

 

八方智谈本期主题不知道对各位HR是否有所帮助,我们希望通过每一期的直播,能够助力企业的雇佣风险管理,提高人力资源管理部门的招聘效率。